Es steht eine größere Veranstaltung im Unternehmen an? Immer noch im Unsicheren darüber, wer überhaupt eingeladen werden sollte, wo die Tagung am besten stattfinden und auf welchen Tag der passende Termin gelegt werden sollte? Wie wir das Vorhaben einer Tagung als Gastgeber möglichst stressfrei umsetzen können, ohne dass derartige Fragen offen bleiben, erklären wir im folgenden Artikel.
Tagungsziele, Budget und Konzept
Bevor man mit der Planung einer Tagung anfängt, sollte man sich bewusst machen, welche Ziele mit der Veranstaltung erreicht werden sollen. Jeder Unternehmensberater würde diese Vorgehensweise wählen. Hierbei sollten die (Tagungs-)Ziele sollten sowohl messbar, realistisch als auch verständlich sein. Zum einen fällt es so leichter den Überblick zu behalten, zum anderen können Kolleginnen und Kollegen die Ziele der Veranstaltung leichter verständlich gemacht werden. Hier hilft die Ausarbeitung einer Konzeptskizze, die sowohl von Kollegen als auch potenziellen Teilnehmern mitgestaltet werden kann und offen für Kritik sein sollte.
Das Budget für die Tagung sollte so früh wie möglich festgelegt werden, da es ausschlaggebend für den Ablauf der Tagung ist. Es entscheidet auch darüber, wo die Tagung stattfindet und wo Sie die Teilnehmer unterbringen können. Speziell hierfür gibt es bundesweite Tagungshotels, die meist sogar mit Konferenzräumen ausgestattet sind.
Zeitplan, Einladung und Koordination der Tagung
Damit zum anvisierten Termin im Tagungshotel oder Gästehaus noch ein Platz frei ist, sollte stets frühzeitig reserviert werden und ein genaues Datum festlegt worden sein. Mit der Hilfe eines Zeitplans kann festgelegt werden, wer im Team für was zuständig ist, wann die Einladungen verschickt werden sollen und wie der zeitliche Rahmen für die Veranstaltung aussieht. Für den nahtlosen Ablauf sollte die Koordination der Tagung übersichtlich und bestenfalls schriftlich festgehalten werden.
Nicht zuletzt sollte auch genügend Pufferzeit eingeplant werden – wenn es zum Beispiel darum geht, wann das Buffet fertig aufgebaut sein sollte.
Krisen Management in der Rolle als Gastgeber/-in
Sollte es trotz gut durchdachter Koordination zu Schwierigkeiten kommen, weil beispielsweise der Cateringservice im Stau steht, so greifen wir idealerweise auf einen Notfallplan zurück, der bereits im Voraus entwickelt wurde. Denn vor allem als Gastgeber kommt uns die Rolle zu, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten und möglichst professionell zu reagieren.
Ist das Ziel etwa die Erarbeitung von einem neuen Businessplan, für die mehrere Stakeholder einen weiten Weg angetreten sind, wäre es fatal, die Tagung aufgrund von Nichtigkeiten ausfallen zu lassen.
Optimalerweise wird die Anzahl der Gastgeber auf die Anzahl der zu erwartenden Tagungsteilnehmer abgestimmt. Ferner kann im gleichen Zuge definiert werden, wer auf der Tagung die Gastgeberfunktion übernimmt. Als Gastgeber müssen wir glücklicherweise nicht nur Verantwortung übernehmen, sondern haben ebenso die Chance, der Veranstaltung unseren ganz eigenen Charakter zu verleihen.
Zusammenfassung
Da es viel Organisation erfordert, eine Tagung gut zu planen, empfehlen wir die Anfertigung einer Checkliste. So behalten wir alles Wichtige im Blick, können Einzelpunkte als „erledigt“ markieren und dadurch den Überblick darüber behalten, welche Baustellen es noch zu bewältigen gilt.
Ein zu trockenes Programm auf der Tagung sorgt übrigens früher oder später für unkonzentrierte Gäste – es sollte also für ausreichend Abwechslung gesorgt sein, sodass die Gäste bei Laune gehalten werden. Dies gelingt am besten, indem kleinere Teamevents und Spiele in das Rahmenprogramm integriert werden.
