Die Bargeldgeschäfte nehmen prozentual ab, dennoch sind sie gerade im Einzelhandel die Basis des Tagesgeschäfts. Direkt damit in Zusammenhang steht unmittelbar das Kassenbuch, welches es mittlerweile auch längst in digitaler Form gibt.
Immer noch beliebt: das Kassenbuch in Papierform
Das klassische Kassenbuch in Papierform ist trotz neuer digitaler Möglichkeiten immer noch weit verbreitet. Es kommt ohne Technik aus und hängt aus diesem Grund auch nicht von ihr ab. Deshalb wird diese „analoge“ Form der Buchführung durchaus mit Bedacht ausgewählt; die Einträge im Kassenbuch sind nämlich in vielerlei Hinsicht wichtig: Das Kassenbuch beinhaltet datierte Informationen zu sämtlichen Bargeldaktionen, auch die Steuer muss enthalten sein. Ein gut geführtes Buch bietet somit zu jeder Zeit eine vollständige Übersicht über Einnahmen und Ausgaben, es ist immer ersichtlich, wie viel Barmittel in der Kasse vorhanden sind.
Im Einzelnen setzen sich die Informationen aus folgenden Posten zusammen:
- Datum der Ein- / Auszahlung
- Einnahme
- Ausgabe
- Umsatzsteuer
- Beleg und Belegnummer
- Aktueller Kassenbestand
Strikte Regeln bei der Buchführung
Die Führung des Kassenbuchs hilft nicht nur Geschäftsbesitzern bei der Übersicht. Sie ist nämlich gesetzlich geregelt: So muss das Kassenbuch laut §145 Abgabenordnung auch Außenstehenden (zum Beispiel Finanzbeamten) die gesuchten Informationen bieten, und zwar nachvollziehbar und geordnet. Für die verschiedenen Geschäftstypen und Präferenzen gibt es unzählige Arten von Kassenbüchern, deren Zweck jedoch immer derselbe bleibt. Der Gesetzgeber schreibt allerdings (noch) nicht vor, in welcher Form die Dokumente vorliegen müssen: klassisch oder digital? Im Zweifelsfall ist man immer gut beraten, sich bei Unklarheiten an einen Steuerberater zu wenden.
Vor- und Nachteile von digitalen Kassenbüchern
Kassenbuch-Software hat den Vorteil, dass sie zentral verwaltet wird und von mehreren Accounts aus bearbeitet werden kann, ohne dass die Bearbeiter am selben Ort sein müssen. Dem gegenüber steht das Risiko technischer Ausfälle oder des Datenmissbrauchs – dieses Risiko ist nicht zu unterschätzen. Bei der Software-Auswahl sollte deswegen penibel auf die Sicherheit geachtet werden. In der Bedienung sind elektronische Kassenbücher recht bequem, da sie per Klick verändert und angepasst werden können. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass einige Programme die Möglichkeit bieten, ohne weitere Umstände die Daten des Kassenbuchs in die zugehörige Steuersoftware zu übertragen, was letztlich viel Arbeit erspart. Nichtsdestotrotz muss auf die Aktualität der Software geachtet werden, denn veraltete Programme genügen unter Umständen nicht den modernen Prüfungsanforderungen. Zentral verwaltete Lösungen eines Anbieters sind deswegen die bessere Wahl.
Wer ganz auf Nummer sicher gehen und technische Anforderungen umgehen will, ist mit dem klassischen Kassenbuch weiterhin gut bedient. Genau wie andere Methoden der alten Schule, etwa dem Sparkalender, hat es auch das traditionelle Kassenbuch nicht ohne Grund bis ins digitale Zeitalter geschafft.
